VeriFactu y factura electrónica: dos cambios que transformarán la facturación de los despachos profesionales
VeriFactu y factura electrónica son dos conceptos que aparecen cada vez con más frecuencia cuando se habla del futuro de la facturación en España. Aunque están relacionados con el proceso de digitalización empresarial, no son lo mismo y responden a obligaciones diferentes.
Entender esta diferencia es especialmente importante para despachos profesionales, asesorías, consultorías y empresas de servicios que están preparando sus sistemas de gestión para los próximos cambios normativos.
VeriFactu y factura electrónica no son lo mismo
Una de las confusiones más habituales consiste en pensar que adaptarse a VeriFactu significa automáticamente estar preparado para la factura electrónica obligatoria.
En realidad, se trata de dos ámbitos diferentes.
VeriFactu está relacionado con los sistemas informáticos de facturación y con la forma en que estos generan y conservan los registros de facturación, garantizando aspectos como su integridad, trazabilidad e inalterabilidad y, en la modalidad VeriFactu, permitiendo su remisión a la Agencia Tributaria.
La factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales, por su parte, regula cómo deberán expedirse, transmitirse y recibirse electrónicamente las facturas correspondientes a las operaciones entre empresas y profesionales.
Por tanto, una cosa afecta principalmente al sistema con el que generamos y registramos la facturación y la otra al formato y al circuito mediante el que intercambiamos las facturas con nuestros clientes y proveedores.
La factura electrónica B2B ya cuenta con desarrollo reglamentario
Durante 2026 se ha producido un avance importante.
El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, desarrolla el sistema español de factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales.
La normativa establece un sistema en el que podrán coexistir plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas y una solución pública de facturación electrónica gestionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
Además, las facturas electrónicas deberán utilizar formatos estructurados que permitan que los diferentes sistemas puedan intercambiar información entre sí.
Esto supone un cambio importante respecto al funcionamiento tradicional de muchas empresas.
Una factura electrónica no será simplemente una factura creada en el ordenador y enviada en PDF por correo electrónico. El nuevo modelo está pensado para que la información pueda ser procesada automáticamente por los diferentes sistemas informáticos que intervienen en el proceso.
¿Cuándo será obligatoria?
Este es un punto especialmente importante.
Aunque el Real Decreto 238/2026 ya ha sido publicado y está en vigor, su aplicación efectiva está vinculada a la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrollará técnicamente la solución pública de facturación electrónica.
A partir de ese momento comenzarán a computarse los plazos previstos para los distintos tipos de empresas y profesionales.
La normativa establece una implantación progresiva:
12 meses para empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya superado los 8 millones de euros durante el año natural anterior.
24 meses para el resto de empresarios y profesionales.
Por tanto, conviene diferenciar entre que la normativa ya esté aprobada y que las obligaciones sean ya exigibles para todas las empresas.
Mucho más que sustituir el PDF
Para un despacho profesional, el cambio tecnológico no debería contemplarse únicamente desde el momento en que se genera la factura.
Antes de emitirla existe todo un proceso de gestión:
Cliente → Proyecto o expediente → Trabajo realizado → Imputación de horas y gastos → Facturación → Envío y gestión de la factura
Y precisamente ahí se encuentra uno de los principales retos de la digitalización.
La información utilizada para facturar debería proceder directamente de la actividad realizada por los profesionales, evitando duplicidades, introducciones manuales de datos y procesos desconectados entre sí.
En un despacho que factura servicios profesionales, conocer qué trabajo se ha realizado, quién lo ha realizado, cuánto tiempo se ha dedicado y qué parte de ese trabajo es facturable resulta tan importante como la propia emisión de la factura.
La importancia de trabajar con un sistema integrado
Los nuevos requisitos normativos hacen cada vez más conveniente disponer de herramientas capaces de integrar la gestión interna del despacho con su proceso de facturación.
En SIH, el proceso comienza desde el propio proyecto o expediente.
En él pueden definirse los datos que posteriormente servirán como patrón para la facturación y, a partir de ahí, los profesionales pueden registrar sus imputaciones de horas y gastos, indicando qué trabajos son facturables y cuáles no.
De esta manera, cuando llega el momento de facturar, la información necesaria ya forma parte del sistema.
El objetivo no es únicamente cumplir con una nueva obligación normativa, sino aprovechar el cambio para conseguir una gestión más sencilla, trazable y eficiente.
Prepararse antes de que llegue la obligación
La transformación de la facturación en España no debe entenderse únicamente como un cambio fiscal o tecnológico.
Para muchos despachos profesionales supone una oportunidad para revisar cómo gestionan actualmente sus proyectos, imputaciones, facturación y seguimiento de clientes.
Esperar al último momento puede obligar a realizar cambios con prisas. Analizar con antelación los procesos internos permite realizar una transición mucho más sencilla y aprovechar realmente las ventajas de la digitalización.
VeriFactu y la factura electrónica forman parte de ese proceso de transformación. Son obligaciones diferentes, pero ambas apuntan en una misma dirección: una facturación cada vez más digital, estructurada, automatizada y trazable.
En SIH seguimos adaptando nuestros procesos y tecnología para que los despachos profesionales puedan afrontar estos cambios manteniendo algo que para nosotros continúa siendo fundamental: la sencillez en la gestión diaria.
Comentarios